Worplace tietosuojakäytäntö

 

1.                Soveltamisala ja tarkoitus

1.1             Arvostamme yksityisyyttäsi ja tahdomme toimia oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi henkilötietojesi keräämisen ja käytön suhteen. Workplace on Facebookin luoma verkkoalusta, jota voit käyttää tehdäksesi yhteistyötä ja jakaaksesi tietoa töissä. Workplace by Facebookin toiminta-alustaan kuuluvat Workplace Premium-verkkosivustot, sovelluksia ja asiaan kuuluvia verkkopalveluita (jäljempänä ”Palvelut”).

 

1.2             Tässä tietosuojakäytännössä (”Tietosuojakäytäntö”) kerrotaan, kuinka tietojasi kerätään, käytetään ja jaetaan käyttäessäsi Palvelua, ja se koskee Palvelun käyttöön liittyvää henkilötietojen käsittelyä.

 

1.3             Työnantajasi Securitas Oy tarjoaa Palvelun. Jos toimit konsulttina Securitaksen puolesta, Palvelun tarjoaa Securitas Oy, joka on valtuuttanut sinulle pääsyn Palveluihin sekä niiden käytön.

 

1.4             Securitas Oy ja sen tytäryhtiöt (”Securitas” tai ”me”) hallinnoi Palvelujen käyttöön liittyvien henkilötietojesi käsittelyä. Katso tarkemmat yhteystiedot alta.

 

1.5             Huomaa, että Palvelu ei ole osa muita Facebook-palveluja, joita saatat käyttää. Facebook tarjoaa nämä muut palvelut, ja niitä koskevat Facebookin omat ehdot. Selkeyden vuoksi mainittakoon, että tämä Tietosuojakäytäntö ei koske mitään viimeksi mainittuja palveluja.

2.                Millaisia tietoja sinusta kerätään

Securitas voi kerätä ja käsitellä seuraavanlaisia tietoja, kun sinä, kollegasi tai muut Securitas-konserniin kuuluvat saavat pääsyn Palveluun:

  • yhteystietosi, kuten koko nimesi ja sähköpostiosoitteesi;
  • käyttäjänimesi ja salasanasi;
  • ammattinimikkeesi, osastosi tiedot ja muut Securitaksella tekemääsi työhön liittyvät tiedot;
  • Palvelun käytön yhteydessä tarjoamasi sisältö, viestintä ja muut tiedot, mukaan lukien tiedot, jotka annat kirjautuessasi sisään palveluun, luodessasi tai jakaessasi sisältöä tai viestiessäsi muiden kanssa. Tämä voi sisältää tietoja, jotka kuuluvat tarjoamaasi sisältöön tai liittyvät siihen (esim. metatiedot), kuten kuvan, sijaintitiedot tai tiedoston luomisen päivämäärä
  • muiden ihmisten tarjoama sisältö, viestintä ja tiedot, jotka he tarjoavat Palvelujen käytön yhteydessä. Tämä voi sisältää tietoja sinusta esimerkiksi silloin, kun he jakavat tai kommentoivat valokuvaa, jossa esiinnyt, lähettävät sinulle viestin tai lataavat, synkronoivat tai tuovat yhteystietosi
  • kaikki viestintä, joka tapahtuu muiden Palvelun käyttäjien kanssa
  • käyttäjien viestintä, palaute, ehdotukset ja Securitakselle lähetetyt ehdotukset
  • laskutukseen liittyvät tiedot (esim. tieto siitä, onko tiliäsi käytetty viimeisen kuukauden aikana) ja
  • tiedot, jotka sinä annat tai Securitas antaa Palveluun liittyvän alustan tukipalvelua käytettäessä.

3.                Kuinka käytämme henkilötietojasi

Käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavalla oikeusperusteella:

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojasi käsitellään, jotta Securitas voisi tarjota sinulle käyttäjätilin, antaa pääsyn Palveluihin ja hallinnoida käyttäjätiliäsi Palvelussa.

 Käsittelyn oikeusperusteena on Securitaksen oikeutettu etu. Palvelut on Securitaksen työntekijöiden työvälineeksi tarkoitettu järjestelmä, jonka Securitas ottaa työnantajan ominaisuudessa käyttöön.

Securitas voi myös käyttää henkilötietojasi hallinnoidakseen, estääkseen, tutkiakseen tai tehdäkseen muita toimenpiteitä, jotka liittyvät Palvelun väärinkäyttöön tai rikkomuksiin, jotka kohdistuvat Workplacen käytön ehtoihin, loppukäyttäjän käyttösääntöihin tai tähän Tietosuojakäytäntöön tai liittyvät oikeudellisiin toimenpiteisiin, petoksen epäilyyn tai mahdollisiin Securitakseen kohdistuviin uhkiin tai kolmansiin osapuoliin.

Käsittely tehdään oikeutetun edun perusteella ja sellaisen intressivertailun jälkeen, jossa Securitaksella on seuraavat oikeutetut edut:   

  • Securitaksen etu tutkia kaikki Palvelun väärinkäyttöön kohdistuvat epäilyt ja ryhtyä toimenpiteisiin, jotka liittyvät mihin tahansa Palveluun kohdistuvaan väärinkäyttöön tai Workplacen käyttöehtoihin, loppukäyttäjän käyttösääntöihin tai tähän Tietosuojakäytäntöön kohdistuviin rikkomuksiin.
  • Securitaksen etu tutkia ja hankkia todistusaineistoa liittyen rikolliseen toimintaan tai Securitaksen etuihin kohdistuviin uhkiin;·       
  • kolmannen osapuolen etu tutkia tai todistaa rikollista toimintaa tai kolmannen osapuolen etuihin kohdistuvia uhkia; ja/tai
  • Suomen tai ulkomaan viranomaisen etu ryhtyä lainvalvonnallisiin toimenpiteisiin ja kerätä todistusaineistoa näihin tarkoituksiin.

 

4.                Henkilötietojesi jakaminen

Jaamme henkilötietojasi seuraavien vastaanottajaryhmien kanssa seuraavissa olosuhteissa ja seuraavista syistä:

Securitas Oy:n ja sen tytäryhtiöiden työntekijät: Työntekijämme käsittelevät henkilötietojasi vain sellaisissa tapauksissa, joissa se on välttämätöntä heidän työtehtäviensä hoitamiseksi, ja nämä työntekijät käsittelevät henkilötietojasi meidän ohjeidemme perusteella ja tämän Tietosuojakäytännön mukaisesti.

Kolmannen osapuolen palveluntarjoajat: Jaamme henkilötietojasi sellaisten kolmannen osapuolen palveluntarjoajien kanssa, jotka avustavat Securitasta tarjoamalla tiettyjä palveluja, jotka liittyvät Securitaksen liiketoimintaan ja jotka täten käsittelevät henkilötietoja Securitaksen puolesta. Tähän kuuluvat:

  • IT-infrastruktuuripalveluntarjoajat, ohjelmoijat ja webhotellipalveluntarjoajat
  • IT-tukipalveluntarjoajat ja
  • muut kolmannen osapuolen palveluntarjoajat, kuten ohjelmistojen tarjoajat ja palveluntarjoajat, jotka mahdollistavat tai tarjoavat meille tiettyjä palveluita, joiden avulla voimme antaa sinulle pääsyn Palveluun.

Nämä kolmannen osapuolen palveluntarjoajat ovat valtuutettuja käyttämään henkilötietojasi vain siinä määrin, kun se on välttämätöntä, jotta he voivat tarjota palveluitaan meille, eikä heillä ole itsenäistä oikeutta käsitellä tai jakaa henkilötietojasi.

Lisäksi Securitas jakaa keräämiään henkilötietojasi Palvelun viimekätisen tarjoajan Facebookin kanssa, jotta Securitas voi tarjota ja tukea Palvelua ja suorittaa tietojen jakamisen kaikkien muiden saatujen ohjeiden mukaisesti. Esimerkkejä tällaisesta käytöstä:

  • Palvelun käyttöä koskeva viestintä käyttäjien ja ylläpitäjien kanssa;
  • Palvelun tietoturvallisuuden ja käyttövarmuuden varmistaminen Securitakselle ja muille käyttäjille esimerkiksi tutkimalla epäilyttävää toimintaa tai sovellettavien käyttöehtojen tai käytäntöjen rikkomuksia
  • sinun ja Securitaksen käyttökokemuksen personointi osana Palvelun toimittamista
  • uusien työkalujen, tuotteiden tai palveluiden kehittäminen Securitakselle Palvelussa
  • Palvelun käyttämisen seuranta saman yksilön käyttämien eri laitteiden välillä Palvelun toimintokokonaisuuden parantamiseksi
  • mahdollisten ohjelmavirheiden tunnistaminen ja korjaaminen ja
  • tieto- ja järjestelmäanalytiikan suorittaminen, mukaan lukien Palvelun parantamiseen tähtäävä tutkimus.

Konserniyhtiöt: Jaamme henkilötietojasi sellaisten tytär- tai sisaryhtiöidemme kanssa, jotka käsittelevät henkilötietojasi meidän puolestamme. Näiltä osapuolilta edellytetään, että tällaisia henkilötietoja käytetään ainoastaan meidän ohjeidemme perusteella ja tämän Tietosuojakäytännön mukaisesti. Heillä ei ole itsenäistä oikeutta käsitellä tai jakaa henkilötietojasi.

Muut käyttäjät: Henkilötietosi voivat olla muiden Palvelun käyttäjien saatavilla. Tällaisia tietoja jaetaan ainoastaan muiden yhtiöömme ja Securitas-konserniin kuuluvien käyttäjien kanssa.

5.                Henkilötietojesi siirto EU-/ETA-alueen sisällä

Henkilötietoja, joita sinusta keräämme, voidaan siirtää ja käsitellä EU-/ETA-alueen ulkopuolella olevassa maassa (esimerkiksi ns. kolmannessa maassa), mukaan lukien maissa, joiden EU:n komissio ei katso tarjoavan riittävää tietoturvasuojaa henkilötiedoillesi. Tällaisissa tapauksissa teemme kaikki sovellettavan lain mukaiset tarvittavat toimenpiteet, jotta tällainen henkilötietojesi siirto rajojen yli olisi sovellettavan lain mukaista.   Siirrämme henkilötietojasi ainoastaan sellaiseen EU-/ETA-alueen ulkopuolella olevaan maahan, johon pätevät seuraavat seikat: (i) EU:n komissio on päättänyt, että kolmas maa pystyy tarjoamaan tarvittavan turvatason, (ii) siirto on EU:n vakiolausekkeiden turvaamaa (yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (”GDPR”) 46.2 artiklan mukaan) tai (iii) vastaanottaja on varmennettu Yhdysvaltojen ja EU:n Privacy Shield -järjestelmän mukaan (GDPR:n 45 artiklan mukaan). Lisätietoja säännöistä, jotka liittyvät tietojen siirtoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, mukaan lukien ne mekanismit, joita käytämme, on saatavilla Euroopan komission verkkosivuilta, joita voi tarkastella napsauttamalla tästä.

6.                Kolmannen osapuolen linkit ja sisältö

Palvelu voi sisältää linkkejä kolmansien osapuolten tarjoamiin ja ylläpitämiin verkkosivuihin ja palveluihin. Tällaisilla kolmansien osapuolten verkkosivuilla ja/tai palveluilla on omat käyttöehtonsa ja tietosuojakäytäntönsä, ja tällaisten verkkosivujen ja/tai palvelujen käyttö on sinun hallinnassasi, ja siihen sovelletaan edellä mainittuja käyttöehtoja ja tietosuojakäytäntöjä. Perehdy kunkin käyttämäsi verkkosivun ja/tai palvelun käyttöehtoihin ja tietosuojakäytäntöön. Ymmärrät ja suostut siihen, että Securitas ei tue eikä ole vastuussa mistään tällaisten kolmansien osapuolten verkkosivujen ja/tai palvelujen käytöksestä, toiminnoista tai sisällöstä, eikä mistään vuorovaikutuksesta, jota harjoitat tällaisten verkkosivujen ja/tai palvelun tarjoajien kanssa.

7.                Säilyttäminen

7.1             Henkilötietosi tallennetaan ajaksi, jona sinulla on käyttäjätili Palvelussa. Securitas ei säilytä henkilötietojasi sen jälkeen, kun käyttäjätilisi on suljettu tai lopetettu, ellei lainsäädäntö tai Securitaksen oikeudellisten etujen turvaaminen edellytä tietojen tallennusta (esim. käynnissä olevan oikeudenkäyntimenettelyn tapauksessa), ja siinä tapauksessa ainoastaan niin kauan, kuin käsittelyn jatkaminen on tarkoituksenmukaista.

 

7.2             Huomaa, että Palvelun kautta työntekijänä luomasi ja jakamasi sisältö on työnantajan, eli Securitaksen omaisuutta. Sisältö säilyy Palvelussa ja saatavilla, vaikka Securitas sulkee tai lopettaa käyttäjätilisi (eli sisältö, jonka tarjoat Palvelun kautta, vastaa muun tyyppistä sisältöä (kuten esitelmiä ja muistioita), joita saatat tuottaa työsi kautta).

8.                Oikeutesi

8.1             Voit hakea, korjata tai poistaa tietoja, joita olet ladannut Palveluun käyttämällä Palvelussa olevia työkaluja (esimerkiksi muokkaamalla profiilisi tietoja tai tapahtumalokitietojesi kautta). Ellet voi tehdä tätä Palvelun tarjoamien työkalujen avulla, katso alta lisätietoja oikeuksistasi ja ota suoraan meihin yhteyttä, jos tahdot käyttää oikeuksiasi.

 

8.2             Sinulla on oikeus saada pääsy käsittelemiimme henkilötietoihisi ja saada niistä kopio pyytämällä niin sanottua rekisteriotetta. Huomaa, että jos saamme sinulta tiedonsaantipyynnön, saatamme pyytää sinulta lisätietoja, jotta pyyntösi voidaan käsitellä tehokkaasti ja jotta voimme varmistaa, että tiedot toimitetaan oikealle henkilölle. 

 

8.3             Sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötietosi korjattua ilman aiheetonta viivytystä. Tämä sisältää myös oikeuden, ottaen huomioon käsittelyn tarkoituksen/tarkoitukset, täydentää sinusta keräämissämme henkilötiedoissa olevia mahdollisia puutteita.

 

8.4             Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistettua ilman aiheetonta viivytystä, ja Securitas on velvollinen poistamaan henkilötietosi ilman aiheetonta viivytystä, jos esimerkiksi henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, joihin niitä on kerätty tai jota varten niitä on muutoin käsitelty, tai jos peruutat suostumuksen, johon käsittely perustuu, ellei käsittelyyn ole muita laillisia perusteita. Huomaa, että emme ole velvollisia poistamaan henkilötietojasi, jos voimme osoittaa, että käsittely on tarpeellista esimerkiksi Securitaksen laillisen oikeusvelvollisuuden vuoksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tai kun tietojen säilyttämiselle on muita oikeusperusteita.

 

8.5             Sinulla on lisäksi oikeus pyytää Securitasta rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tapauksissa. Jos esimerkiksi kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, käsittelyä voidaan rajoittaa tietyn ajan, jotta Securitas voi varmistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden, tai jos Securitaksen ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyä varten, mutta tarvitsee henkilötietoja oikeusperusteiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

8.6             Sinulla on oikeus oman tilanteesi perusteella, milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä Securitaksen toimesta, jos käsittely perustuu esimerkiksi oikeutettuun etuun. Jos vastustat tällaista käsittelyä, Securitaksella ei ole enää oikeutta käsitellä henkilötietojasi tällaisella oikeusperusteella, ellei Securitas voi osoittaa käsittelylle laillisia perusteluja, jotka kumoavat etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos se tehdään oikeusperusteen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

8.7             Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus saada sinua koskevia henkilötietoja, joita olet antanut Securitakselle, jäsennellyssä, yleisesti käytössä olevassa konekielisessä muodossa, ja sinulla on oikeus välittää tällaisia henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle Securitaksen sitä estämättä, kun henkilötietojesi käsittely Securitaksen toimesta perustuu suostumukseesi tai sopimukseen ja käsittely on automaattista.  Sinulla on tällaisessa tapauksessa oikeus pyytää, että Securitakselta saadut henkilötiedot välitetään suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, sikäli kun se on teknisesti mahdollista.

 

8.8             Mikäli käsittelyn oikeusperusteena on suostumus, sinulla on oikeus, milloin tahansa peruuttaa Securitakselle antamasi suostumus käsitellä henkilötietojasi sulkemalla käyttäjätilisi. Jos peruutat suostumuksesi, huomaa, että tämä ei vaikuta sellaisen suostumukseesi perustuvan käsittelyn lainvoimaisuuteen, jota on tehty ennen suostumuksen peruutusta, ja Securitaksella voi olla joissain tapauksissa muita laillisia perusteita käsittelylle, jolloin Securitaksella voi olla oikeus jatkaa käsittelyä. Ota huomioon, että jos peruutat suostumuksesi, Securitas ei välttämättä pysty antamaan sinulle pääsyä käyttäjätiliisi Palvelussa, jolloin et välttämättä pysty käyttämään Palvelua.

 

8.9             Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus asuinmaasi vastaavalle tietosuojaviranomaiselle (kuten tietosuojavaltuutetulle), tai vastaavalle viranomaiselle työskentelymaassasi tai siinä maassa, jossa rikkomus on tapahtunut, jos uskot, että olemme käsitelleet henkilötietojasi sovellettavan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

 

8.10          Jos tahdot kopion käsittelemistämme henkilötiedoistasi tai jos tahdot käyttää jotain yllä mainituista oikeuksista, ota meihin yhteyttä (katso yhteystiedot alla).

9.                Muutokset tähän Tietosuojakäytäntöön

Securitas varaa oikeuden tehdä muutoksia tähän Tietosuojakäytäntöön. Ennen kuin Securitas tekee merkittäviä muutoksia tähän Tietosuojakäytäntöön, Securitas antaa sinulle olosuhteisiin nähden asianmukaisen ja näkyvän ilmoituksen, esimerkiksi esittämällä huomautuksen Palvelussa.

10.             Yhteystiedot

Jos sinulla on henkilötietojesi käyttöön tai tähän Tietosuojakäytäntöön liittyviä kysymyksiä tai tahdot muuten kommentoida sitä, miten Securitas käsittelee henkilötietojasi, ota yhteyttä joko meihin tai tietosuojavastaavaamme:

Securitas Oy                                                                                       Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Elimäenkatu 30                                                                                    Securitas Oy

00521 HKI                                                                                            Mikko Kemppainen

Sähköposti: tietosuoja@securitas.fi                       Sähköposti: mikko.kemppainen@securitas.fi